Belajar Soal Tes Excel Admin Purchasing + Pembahasan
Admin purchasing mengurus pesanan ke pemasok, jadi tes Excel-nya biasanya berisi daftar PO. Yang diuji antara lain total nilai pesanan, harga yang dibayar dibanding kontrak, pesanan yang datang terlambat, dan selisih terhadap harga acuan. Daftar ini gambaran yang masuk akal untuk peran tersebut, bukan bocoran soal asli. Setiap perusahaan punya format dan kebiasaan sendiri, jadi anggap halaman ini bahan latihan pola.
Bentuk tes yang umum adalah satu berkas Excel dengan sheet PO, sheet harga kontrak, dan lembar pertanyaan. Kamu menjawab di sel atau di sheet terpisah. Penguji sering ingin melihat rumusnya, bukan hanya angka akhir, karena dari rumus mereka bisa menilai apakah caramu tetap benar bila data PO bertambah. Soal di halaman ini memakai susunan yang sama: tabel PO dengan tanggal janji dan tanggal terima, plus tabel master item.
Untuk waktu, banyak tes dibatasi 30 sampai 60 menit. Pakai dua menit pertama untuk membaca kolom, memeriksa apakah tanggal benar-benar bertipe tanggal, dan melihat sheet master. Kerjakan soal mudah dulu dalam dua sampai tiga menit tiap soal, lalu soal sedang, baru soal menantang. Bila satu soal belum bergerak setelah lima menit, tandai dan pindah. Tutup dengan pemeriksaan rentang sel, karena baris data yang terlewat adalah penyebab salah yang paling umum.
Data yang dipakai
Semua soal di bawah memakai tabel ini. Datanya fiktif. Kamu bisa mengunduh berkasnya, mengerjakan di Excel atau Google Sheets, lalu mencocokkan hasilmu dengan jawaban.
| No PO | Tgl PO | Supplier | Kode Item | Qty | Harga Satuan | Janji Kirim | Tgl Terima |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PO-2610-001 | 01/10/2026 | Sumber Kertas | ATK-KRT | 40 | 52.000 | 06/10/2026 | 06/10/2026 |
| PO-2610-002 | 01/10/2026 | Karya Packindo | PKG-KDS | 1.000 | 6.800 | 08/10/2026 | 10/10/2026 |
| PO-2610-003 | 02/10/2026 | Mitra Printing | ATK-TNR | 6 | 780.000 | 07/10/2026 | 07/10/2026 |
| PO-2610-004 | 05/10/2026 | Karya Packindo | PKG-LKB | 120 | 11.800 | 09/10/2026 | 13/10/2026 |
| PO-2610-005 | 05/10/2026 | Safe Supply | SAF-GLV | 30 | 95.000 | 12/10/2026 | 11/10/2026 |
| PO-2610-006 | 06/10/2026 | Sumber Kertas | ATK-KRT | 60 | 54.000 | 13/10/2026 | 16/10/2026 |
| PO-2610-007 | 07/10/2026 | Mitra Printing | ATK-TNR | 4 | 800.000 | 14/10/2026 | 14/10/2026 |
| PO-2610-008 | 08/10/2026 | Karya Packindo | PKG-KDS | 1.500 | 6.500 | 15/10/2026 | 15/10/2026 |
| PO-2610-009 | 09/10/2026 | Safe Supply | SAF-GLV | 20 | 110.000 | 16/10/2026 | 20/10/2026 |
| PO-2610-010 | 12/10/2026 | Karya Packindo | PKG-LKB | 200 | 11.000 | 16/10/2026 | 16/10/2026 |
| PO-2610-011 | 12/10/2026 | Sumber Kertas | ATK-KRT | 50 | 52.000 | 19/10/2026 | 21/10/2026 |
| PO-2610-012 | 13/10/2026 | Mitra Printing | ATK-TNR | 5 | 780.000 | 20/10/2026 | 19/10/2026 |
| PO-2610-013 | 14/10/2026 | Safe Supply | SAF-GLV | 25 | 95.000 | 21/10/2026 | 21/10/2026 |
| PO-2610-014 | 15/10/2026 | Karya Packindo | PKG-KDS | 800 | 7.000 | 22/10/2026 | 27/10/2026 |
| PO-2610-015 | 16/10/2026 | Sumber Kertas | ATK-KRT | 30 | 56.000 | 23/10/2026 | 23/10/2026 |
| PO-2610-016 | 19/10/2026 | Mitra Printing | ATK-TNR | 3 | 850.000 | 26/10/2026 | 28/10/2026 |
| Kode Item | Nama Item | Harga Kontrak | Harga Acuan |
|---|---|---|---|
| ATK-KRT | Kertas A4 80gr (rim) | 52.000 | 56.000 |
| ATK-TNR | Toner 85A (pcs) | 780.000 | 850.000 |
| PKG-KDS | Kardus 40x30 (pcs) | 6.500 | 7.200 |
| PKG-LKB | Lakban Bening (roll) | 11.000 | 12.500 |
| SAF-GLV | Sarung Tangan Nitril (box) | 95.000 | 108.000 |
8 soal latihan
Pemisah argumen di halaman ini titik koma (;). Kalau sheet-mu berlokal Inggris, ganti dengan koma. Coba kerjakan dulu sebelum membuka jawabannya.
Soal 1 mudah
Berapa total Qty (kolom Qty, E2:E17) untuk item berkode ATK-KRT (kolom Kode Item, D2:D17)?
Lihat jawaban dan pembahasan
Rumus: =SUMIFS(E2:E17;D2:D17;"ATK-KRT")
Hasil: 180
SUMIFS dipakai karena syaratnya satu kode item dan yang dijumlah adalah kolom lain. Rentang jumlah ditulis paling depan. Jebakan kecil: kode harus ditulis persis, termasuk tanda minus, dan teks di dalam rumus selalu memakai tanda kutip.
Soal 2 mudah
Berapa total nilai semua PO, yaitu jumlah dari Qty (E2:E17) dikali Harga Satuan (F2:F17) di tiap baris?
Lihat jawaban dan pembahasan
Rumus: =SUMPRODUCT(E2:E17;F2:F17)
Hasil: 57.121.000
Tabel ini tidak punya kolom nilai PO, jadi kalikan dua kolom langsung dengan SUMPRODUCT tanpa kolom bantu. Kesalahan umum adalah SUM(E)*SUM(F), yang mengalikan dua total dan hasilnya jauh lebih besar dari nilai sebenarnya.
Soal 3 mudah
Kode Item berawalan tiga huruf kategori, misalnya PKG untuk kemasan. Berapa baris PO (D2:D17) yang berkategori PKG?
Lihat jawaban dan pembahasan
Rumus: =SUMPRODUCT(--(LEFT(D2:D17;3)="PKG"))
Hasil: 5
LEFT mengambil tiga karakter pertama setiap kode, lalu dibandingkan dengan PKG. Tanda minus ganda mengubah BENAR dan SALAH menjadi 1 dan 0 supaya SUMPRODUCT bisa menjumlahkannya. Hasil yang sama bisa didapat dengan COUNTIF dan wildcard, tapi LEFT lebih jelas bagi pembaca rumus.
Soal 4 sedang
PO dianggap terlambat bila Tgl Terima (H2:H17) lebih besar dari Janji Kirim (G2:G17). Berapa rata-rata hari keterlambatannya, hanya dari PO yang terlambat, dibulatkan 1 desimal?
Lihat jawaban dan pembahasan
Rumus: =ROUND(SUMPRODUCT((H2:H17>G2:G17)*(H2:H17-G2:G17))/SUMPRODUCT(--(H2:H17>G2:G17));1)
Hasil: 3,1
Selisih tanggal di Excel adalah angka hari, jadi pengurangan langsung cukup. Pembilangnya jumlah hari dari PO terlambat saja, penyebutnya jumlah PO terlambat. Kalau penyebutnya memakai 16, PO yang tepat waktu ikut menurunkan rata-rata dan angkanya jadi salah.
Soal 5 sedang
Hitung penghematan PO-2610-008 di baris 9 terhadap harga acuan: (Harga Acuan dikurangi Harga Satuan F9) dikali Qty E9. Harga Acuan ada di kolom ke-4 sheet Master (A2:D6), kuncinya Kode Item di D9.
Lihat jawaban dan pembahasan
Rumus: =(VLOOKUP(D9;Master!$A$2:$D$6;4;FALSE)-F9)*E9
Hasil: 1.050.000
VLOOKUP mengambil Harga Acuan lewat kode item, lalu selisihnya dikali Qty. Perhatikan nomor kolom: kolom ke-3 adalah Harga Kontrak, bukan Harga Acuan. Tertukar di angka itu menghasilkan jawaban yang berbeda tanpa pesan error apa pun.
Soal 6 sedang
Beri status harga untuk PO-2610-009 di baris 10. Jika Harga Satuan (F10) sama dengan atau di bawah Harga Kontrak, tulis Sesuai kontrak. Jika di atas kontrak tapi tidak melebihi Harga Acuan, tulis Di atas kontrak. Selain itu tulis Di atas acuan. Master ada di A2:D6.
Lihat jawaban dan pembahasan
Rumus: =IF(F10<=VLOOKUP(D10;Master!$A$2:$D$6;3;FALSE);"Sesuai kontrak";IF(F10<=VLOOKUP(D10;Master!$A$2:$D$6;4;FALSE);"Di atas kontrak";"Di atas acuan"))
Hasil: Di atas acuan
Dua VLOOKUP dipakai di dalam IF bersarang. Uji syarat paling murah dulu, yaitu harga kontrak, baru harga acuan. Perhatikan tanda sama dengan pada pembanding: harga yang persis sama dengan kontrak harus masuk status pertama.
Soal 7 menantang
Hitung total kelebihan bayar item ATK-TNR dibanding Harga Kontrak: untuk tiap PO item itu, (Harga Satuan dikurangi Harga Kontrak) dikali Qty, lalu jumlahkan. Harga Kontrak diambil dari sheet Master (A2:D6). Data PO di D2:D17, E2:E17, F2:F17.
Lihat jawaban dan pembahasan
Rumus: =SUMPRODUCT((D2:D17="ATK-TNR")*(F2:F17-VLOOKUP("ATK-TNR";Master!$A$2:$D$6;3;FALSE))*E2:E17)
Hasil: 290.000
Harga kontrak diambil sekali lewat VLOOKUP karena itemnya satu. Bagian D2:D17="ATK-TNR" bekerja sebagai saklar yang menghidupkan baris toner dan mematikan sisanya. PO yang harganya sama dengan kontrak menyumbang nol, jadi tidak perlu disaring terpisah.
Soal 8 menantang
Cari nomor PO (A2:A17) yang Qty-nya terbesar kedua dari seluruh Qty (E2:E17). Tidak ada seri di dua nilai teratas.
Lihat jawaban dan pembahasan
Rumus: =INDEX(A2:A17;MATCH(LARGE(E2:E17;2);E2:E17;0))
Hasil: PO-2610-002
LARGE dengan angka 2 mengambil nilai terbesar kedua, MATCH mencari barisnya, dan INDEX mengembalikan nomor PO. Argumen 0 pada MATCH wajib untuk pencocokan persis. Cara ini hanya aman bila tidak ada seri di nilai yang dicari, jadi cek duplikat sebelum memakainya.
Tips menghadapi tes ini
- Periksa kolom tanggal lebih dulu. Tanggal yang benar rata kanan dan bisa dikurangkan. Kalau rata kiri, ia teks, dan selisih hari akan error atau nol. Ekspor dari sistem pembelian sering menghasilkan kasus ini.
- Bedakan Harga Kontrak dan Harga Acuan sebelum menulis rumus. Dua kolom itu berdekatan di master, dan salah nomor kolom di VLOOKUP tidak memunculkan error, hanya angka yang keliru.
- Untuk soal keterlambatan, tulis dulu definisinya dengan kata-kata: terlambat berarti tanggal terima lebih besar dari tanggal janji. Tepat waktu dan lebih awal tidak dihitung terlambat.
- Kalau tabel tidak punya kolom nilai PO, jangan buru-buru menambah kolom di data penguji. SUMPRODUCT bisa mengalikan dua kolom langsung, dan data aslinya tetap utuh.
- Selesaikan satu soal sampai yakin sebelum pindah. Cek satu atau dua baris secara manual dengan kalkulator, terutama untuk soal selisih harga dan kelebihan bayar, karena kesalahan tanda plus dan minus sulit terlihat dari angka akhir.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah tes Excel admin purchasing wajib memakai pivot table?
Tidak wajib. Banyak tes cukup meminta rumus seperti SUMIFS, VLOOKUP, dan IF. Pivot table sering muncul sebagai nilai tambah untuk merangkum PO per supplier, jadi pelajari dasarnya sebagai cadangan.
Mengapa SUMPRODUCT dipakai untuk total nilai PO?
Karena data PO biasanya hanya punya Qty dan Harga Satuan. SUMPRODUCT mengalikan tiap pasangan baris lalu menjumlahkan hasilnya dalam satu rumus, tanpa kolom bantu. Hasilnya sama dengan menambah kolom nilai lalu menjumlahkannya.
Apakah rumus di halaman ini jalan di Google Sheets?
Ya. Semua fungsi yang dipakai bekerja di Excel 2016 dan Google Sheets. Di Excel dengan pengaturan regional Indonesia, argumen biasanya dipisah titik koma, sama seperti penulisan di halaman ini.
Bagaimana kalau jawabanku berbeda dari kunci?
Cek rentang sel dulu, lalu nomor kolom pada VLOOKUP, lalu tempat ROUND dipasang. Setelah itu hitung manual dua atau tiga baris untuk memastikan arah selisih, positif atau negatif, sudah benar.